Tener bien presente qué es un event planner puede ser especialmente útil a la hora de saber con quién puedes contar cuando necesitas un especialista que te ayude en la organización de eventos tanto a nivel profesional o empresarial como a nivel personal.
¿Qué es un event planner?
La figura del event planner es relativamente reciente, especialmente en Europa. Como puedes deducir por su nombre, se trata de un profesional cuya labor se centra en la planificación, organización y coordinación de todo tipo de eventos.
Se encarga de absolutamente todo lo que puedas imaginar: publicidad del evento, envío de invitaciones, contratación del servicio de catering, reserva de hoteles para los asistentes, contratación de los especialistas de iluminación y sonido, etc.
Lógicamente, cuanto más complejo sea el evento a organizar, más labores asumirá este profesional y más necesaria será su presencia. Porque gestionar la planificación y realización de un evento nunca es fácil, y mucho menos si estamos hablando de uno especialmente importante.
Por ejemplo, si una empresa quiere realizar un acto corporativo, pero no sabe cómo organizar una convención, puede dejar esta tarea en manos de un profesional. Y lo mismo pueden hacer una pareja de novios que quieren tener la boda perfecta, pero no desean preocuparse por los preparativos.
¿Cuáles son las funciones de un event planner?
Preevento
Un evento se divide, a su vez, en varias fases, y en cada una de ellas la labor de este profesional va cambiando. En la fase de preevento colabora directamente con su cliente para definir cuestiones tan importantes como el objetivo perseguido, el público al que se dirige la actividad, la elección de la fecha y lugar de celebración, y la determinación del presupuesto.
Lluvia de ideas
Tras conocer la solicitud del cliente, el event planner presentará varias propuestas de espacios, ideas creativas o actividades entre las cuales se elegirá la más adecuada.
Con toda esta información se elabora un briefing que servirá de guía al event planner. A partir de ese momento empieza a trabajar en cuestiones más técnicas como el envío de las invitaciones, la contratación de proveedores, o la definición del cronograma de actividades.
Día del evento
El trabajo de este especialista no acaba cuando todo está listo para celebrar el evento, ni mucho menos. De hecho, el momento de la celebración es uno de los de más estrés. Porque el profesional debe asegurarse de que todo está en orden, resolviendo de forma rápida y eficiente todas las incidencias que puedan surgir. Además, tiene que asegurarse de que las actividades, las ponencias, etc., se ajustan al timing prefijado.
Posevento
Finalizado el evento, los organizadores se desentienden de él, pero al organizador de eventos todavía le queda trabajo por hacer. Tiene que supervisar el desmontaje de escenarios, mesas, etc., y evaluar los resultados para informar sobre ellos a su cliente.
Requisitos para ser event planner
Este es un trabajo que no está exento de estrés. Por tanto, debe ser realizado por personas con una gran resistencia al estrés, capaces de pensar con claridad incluso en situaciones muy complicadas. Con una gran capacidad de organización y dotes de liderazgo.
Un organizador de eventos profesional debe ser una persona sociable, con una gran capacidad de planificación, priorización de tareas y anticipación. Orientado siempre a la atención a los detalles. Dispuesto a viajar, y capaz de trabajar en equipo.
Por eso, debe contar con habilidades básicas como las de:
- Comunicación a nivel verbal y escrito.
- Negociación.
- Investigación.
- Resolución de problemas.
- Numéricas.
- De gestión de proyectos.
- Manejo de las TIC.
Especialmente cuando trabaja para empresas, el organizador debe presentar un informe final que recoja los datos más destacados y las conclusiones sobre los resultados objetivos. Así que también es necesario que sea una persona con una gran capacidad de análisis, capaz de elaborar informes que sinteticen de forma comprensible la información más relevante.
¿Por qué contratar un event planner?
La organización de un evento implica asumir un buen número de tareas muy diferentes entre sí. Hay que llevar a cabo una labor de comunicación para dar a conocer la actividad que se está organizando, hacer marketing, etc.
También hay que gestionar aspectos imprescindibles relacionados con las cuestiones técnicas. Por ejemplo, contratar un catering y asegurarse de que el día del evento todo está en orden con respecto a la comida y las bebidas, o contratar y revisar el trabajo de los especialistas de sonido, audio e imagen.
Gestionar todo lo relacionado con el alojamiento de los ponentes y los asistentes, si es que fuera necesario. Esto implica desde reservar habitaciones en hoteles a procurarles un transporte adecuado.
El día del evento no hay margen para errores, así que es necesario que haya una persona disponible para solucionar todo tipo de incidencias, y ese es el event planner. Se encarga de que todo esté listo sin necesidad de que la empresa o persona que organiza el evento llegue a enterarse de que ha habido algún problema.
Y todo esto hay que llevarlo a cabo ciñéndose siempre de forma estricta al presupuesto. Además, el evento no finaliza cuando se apagan las luces. Sigue haciendo falta una persona que se encargue de que el desmontaje del escenario, los sistemas de iluminación, etc. sea correcto.
Es más, una vez acabado todo, hay que hacer un análisis en detalle de cómo ha discurrido el evento y determinar si se han logrado los objetivos perseguidos.
Todo esto implica una gran cantidad de trabajo y contar con una serie de conocimientos y habilidades especiales que no todo el mundo tiene, de ahí que la figura del event planner sea necesaria para conseguir que el evento sea todo un éxito.
Ahora que ya tienes claro qué es un event planner y todas las tareas que asume, seguro que entiendes mucho mejor cómo de importante llega a ser tener un buen profesional detrás de la organización de un evento.
