Cómo organizar un evento de lanzamiento de producto

Cuando se trata de cómo organizar un evento de lanzamiento de producto, es importante tener presente que estamos ante una acción publicitaria que es muy diferente de cualquier otra. Esto hace que la planificación se vuelva esencial.

¿Qué tener en cuenta para este evento?

Según la estadística, solo un 10 % de los productos que llegan nuevos al mercado cada año consiguen alcanzar el éxito y, en muchas ocasiones, su fracaso se debe a que no se ha sabido darlos a conocer ante el público potencial.

El lanzamiento de productos es una acción de marketing que debe tener entidad propia y contar con una planificación estratégica individualizada. Por tanto, lo primero que hay que tener en cuenta es cuáles son los objetivos de la presentación, y a qué tipo de público está dirigido el producto.

Teniendo claras estas dos cuestiones básicas, podemos organizar una presentación que sea acorde a la finalidad y que encaje con lo que esperan los clientes potenciales.

Cómo organizar un evento de lanzamiento de producto

¿Cómo organizar un evento de lanzamiento de producto?

Fijar los objetivos

Como acabamos de comentar, saber qué queremos conseguir con el evento, es fundamental para poder planificarlo y definir cuestiones básicas como el tipo de acciones a poner en marcha, o el perfil del público asistente.

Definir el presupuesto

Si cuando se trata de cómo organizar una convención el presupuesto tiene un papel primordial, con la presentación de productos en el mercado ocurre exactamente lo mismo. Porque antes de abordar la planificación debemos tener claro de cuánto dinero disponemos, puesto que nos limitará a la hora de crear el pack de bienvenida para los invitados, de contratar un catering, de buscar un lugar para la celebración, etc.

Escoger la fecha para el evento

Cuantos más asistentes consigamos, mucho mejor, así que tenemos que procurar que la fecha escogida para el evento no coincida con ningún otro evento importante.

Por otro lado, también hay que prestar atención a las fechas relevantes para la venta. Por ejemplo, si lo que se va a presentar al público es un perfume, sería conveniente hacerlo en torno al mes de noviembre, para que el producto consiga más ventas durante las navidades. Si lo presentamos en junio, el efecto del lanzamiento se habrá diluido para cuando lleguen las fechas de mayor demanda.

También es importante controlar los tiempos. Un evento de lanzamiento de producto demasiado largo puede acabar produciendo el efecto contrario al buscado, así que vamos a procurar que no dure más de dos horas.

Seleccionar el lugar de celebración

En la medida de lo posible, hay que encontrar una localización que se ajuste a la imagen de la marca y al espíritu del producto que se lanza al mercado. Retomando el ejemplo del perfume, si este se orienta como un producto de lujo, buenas alternativas podrían ser un hotel cinco estrellas o un edificio emblemático.

En cualquier caso, no solo son relevantes la estética y el estilo, es fundamental que en el lugar seleccionado haya espacio suficiente para que los invitados puedan moverse cómodamente y dispongan de sitio para sentarse.

Además, habría que valorar otras cuestiones como la accesibilidad. Que sea fácil acceder al lugar de celebración del evento y que dentro de él no haya barreras arquitectónicas.

Definición del público

El público de un evento de lanzamiento de producto se nutre de personas que han sido invitadas. En este caso, no vamos a pensar en quién es el destinatario final de ese artículo, sino en quién puede darle difusión y conseguir que el producto acabe siendo conocido por los consumidores.

Por tanto, a la hora de elaborar las invitaciones habrá que tener muy presentes a los medios de comunicación, influencers, y personajes famosos.

Difusión del evento

Aunque la asistencia esté limitada a quienes tienen invitación, la marca debe dar a conocer a su público que va a lanzar un nuevo producto y lo presentará a través de un evento. De hecho, se puede retransmitir el evento en streaming para que cualquier persona interesada pueda verlo en directo.

Crear un pack de bienvenida

Si vamos a presentar un artículo, lo lógico es que el welcome pack contenga dicho producto o algo relacionado con él. Y también es buena idea añadir un folleto con información extra sobre él. Además, no deberían faltar otros detalles genéricos con el nombre de la marca, como un pendrive.

Definir los detalles técnicos

Por supuesto, hay que dedicar tiempo y esfuerzos a todas las cuestiones técnicas. Contratación de proveedores de catering, montaje de escenarios, crear las presentaciones de producto, etc.

Consejos para que un evento de lanzamiento de producto sea exitoso

Crear expectativa

Hablábamos antes de la difusión, pero para alcanzar el verdadero éxito hay que ir un paso más allá. Las acciones de comunicación llevadas a cabo antes del evento deben generar auténtica expectación en torno al mismo, hacerle ver al público que será algo realmente espectacular y único.

Hacer storytelling

Aunque el evento puede ser entretenido, la ponencia sobre el producto puede llegar a ser algo más pesada. Una buena forma de evitar el aburrimiento del público y conseguir que preste más atención, es sustituir el discurso técnico por uno mucho más dinámico. Vamos a dar a conocer el nuevo artículo a través de una historia.

Crear un ambiente más amigable

A pesar de ser un evento de empresa muy importante, la presentación de un producto también es una ocasión festiva, y así debe quedar patente. El ambiente debe ser formal, pero no por ello demasiado rígido.

Hay que conseguir que los invitados se sientan cómodos, que estén relajados, que presten atención a la presentación, y que se relacionen entre ellos.

Teniendo claro cómo organizar un evento de lanzamiento de producto y algunas formas de hacerlo más dinámico y amigable para los asistentes, la planificación resultará mucho más sencilla, y el resultado será positivo.

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