Cuando se trata de cómo organizar un viaje de empresa puede ser una experiencia agradable y de desarrollo tanto personal como profesional.
Si cuando se trata de cómo organizar un viaje de incentivo es buena idea dejarlo en manos de especialistas, con los viajes de empresa pasa lo mismo. Como expertas en organizar eventos, sabemos que la clave está en hacer una buena preparación a fin de asegurarse de que todo salga bien.
Familiarízate con el destino
Un viaje de empresa es aquel que se realiza con fines laborales. Por ejemplo, para intentar cerrar un contrato con un nuevo cliente o un posible proveedor, para buscar nuevos lugares en los que ofrecer un producto o servicio, etc. En cualquier caso, un viaje de este tipo requiere una preparación que empieza con algo tan sencillo como conocer el destino.
Para la empresa, puede ser una pérdida de tiempo y de recursos enviar a sus empleados a una nueva ciudad sin haber estudiado previamente si este es un destino realmente interesante para hacer negocios. En este sentido, nosotras siempre analizamos a fondo el destino, para ver si tiene buenas comunicaciones, si hay centros de negocios, si se pueden encontrar hoteles más o menos céntricos a buen precio, etc.
Dado que estar fuera de casa puede resultar incómodo para los empleados, no está de más pensar en su ocio, porque no van a estar todo el día trabajando. En la medida de lo posible, el destino debería ofrecer alternativas de entretenimiento.
Toda esta información no la podemos obtener si no realizamos previamente un estudio del destino. Para ello, conviene revisar planos, webs de referencia, blogs especializados y todos aquellos canales que puedan ayudar a obtener datos de interés.
Prepara la documentación que necesitas
Cuando se trata de cómo organizar un viaje de empresa, tenerlo todo preparado a tiempo aporta tranquilidad tanto a quien lleva a cabo la planificación como al empleado que debe efectuar el desplazamiento.
En el caso de las empresas, una planificación con tiempo ayuda a ahorrar preocupaciones y dinero. Es buena idea comprar los billetes de avión o de tren lo antes posible y reservar el hotel. Pero hay que tener la precaución de dejar la documentación a buen recaudo.
También conviene informar al empleado que va a viajar de que debe tener su documentación al día. Un DNI caducado, o un pasaporte que caducará próximamente (si tiene que ir al extranjero), pueden convertirse en un gran problema.
Por otro lado, un truco que también funciona muy bien y que nosotras utilizamos es crear un tríptico con la información más destacada del viaje. El objetivo es que los viajeros puedan conocer de un solo vistazo datos esenciales como la hora de salida del tren o el avión, el hotel en el que van a alojarse o la reunión más importante que tienen pendiente.
Pon toda la información en un único lugar
Cuando se organiza un viaje con mucha antelación, es posible que al acercarse la fecha de salida haya problemas para localizar los billetes o las reservas, que acaban perdidas en la bandeja de entrada del correo electrónico. Lo que nosotras hacemos es crear una carpeta para cada viaje, y dentro de la misma guardar desde el primer momento toda la documentación relacionada. Así, cuando llega el momento en que hace falta, está toda lista y no es difícil localizarla.
Además de los documentos relacionados propiamente con el viaje, hay documentos que guardan relación con la misión que se va a cumplir en el destino a visitar. Toda esta documentación también debería estar preparada con antelación y organizada de tal manera que el empleado que deba usarla pueda acceder a ella de forma rápida y sencilla.
Una manera sencilla de lograrlo es crear una carpeta compartida en la nube y poner en ella toda la documentación que puede hacer falta para la visita de negocios: informes, presentaciones, etc.
Las mejores herramientas para organizar viajes de negocios
La tecnología es una gran aliada cuando se trata de cómo organizar un viaje de empresa. Existen herramientas específicas que pueden ayudar a ahorrar tiempo y dinero, pero también resultan útiles otras que no son tan específicas.
Comparador de viajes
Existen muchas plataformas especializadas en buscar las mejores ofertas de vuelos, trenes y alojamientos. Con una sencilla búsqueda, se obtienen resultados de muchas empresas diferentes, lo cual supone un notable ahorro de tiempo.
No obstante, dado que se trata de un viaje de empresa, una vez localizada la mejor oferta por internet, no está de más contactar directamente con la compañía en cuestión para informarse de si tiene descuentos específicos para empresas.
Todoist
Esta aplicación nos parece especialmente práctica, pero hay muchas similares que también dan buenos resultados. Funciona a través de un sistema de paneles que nos permite organizar las tareas que tenemos pendientes de realizar, e incluso repartir el trabajo si son varias las personas implicadas en la gestión del viaje.
De un solo vistazo, podemos ver qué tareas se están realizando, cuáles están ya listas y cuáles son las que quedan pendientes de realizar.
Dropbox
Lo mismo que en el caso anterior, te recomendamos Dropbox, pero valdría igualmente cualquier sistema de almacenamiento en la nube.
La idea es crear y compartir una carpeta general que haga referencia al viaje, y dentro de ellas subcarpetas con la información bien organizada. Por ejemplo, datos para las reuniones e información para el viaje, incluso podemos añadir una carpeta con información sobre lo que se puede visitar en la ciudad de destino.
Al abordar cómo organizar un viaje de empresa, hacerlo con tiempo y diseñar una buena planificación es la clave para el éxito. Si necesitas ayuda para organizar este u otros eventos, contáctanos y estaremos encantadas de ayudarte desde Andrómeda Eventos.
