¿Has oído hablar de un evento kick off ? Este término viene directamente del mundo del deporte, y podríamos traducirlo por algo así como «saque de honor».
Aplicado al mundo empresarial, nos encontramos con que un evento kick off no es otra cosa que un evento o una reunión que marca el punto de partida de un nuevo proyecto, o de una nueva etapa de trabajo. Desde Andrómeda Eventos ya estamos dibujando los kick off de principio de año de algunos de nuestros clientes, ¡Te contamos!
¿Qué es un evento kick off?
Se trata de un evento que marca el punto de partida de un proyecto, de una temporada de trabajo o de una iniciativa especialmente importante. Su objetivo es reunir a todas las personas involucradas para poder comunicarles la visión que se tiene sobre el proyecto, las metas que se esperan alcanzar y la estrategia que se va a seguir.
En nuestro caso, organizamos este tipo de eventos de manera que los protagonistas puedan presentar todos los detalles fundamentales respecto al proyecto, compartir información con colaboradores, clientes, patrocinadores, etc., y dejar claras sus expectativas.
Beneficios de llevar a cabo una reunión kick off
Existen muchas ideas para eventos de empresa que, sin salirse demasiado de lo habitual, sabemos que son garantía de éxito. Entonces, ¿por qué probar algo nuevo? Desde nuestro punto de vista experto, la mejor razón para innovar con un evento de este tipo es que de él se derivan una serie de ventajas que resultan muy interesantes para cualquier empresa o profesional.
Mejora la comunicación
Este evento es una oportunidad para comunicar de manera clara cuáles son los objetivos de un proyecto. Incluso se promueve la interacción, por lo que todo el mundo puede resolver sus dudas.
Con ello, lo que se consigue es que los participantes tengan claro lo que se espera de ellos y alineen sus fuerzas para avanzar hacia el propósito común.
Aumenta el compromiso y la motivación
Al organizar eventos kick off, nosotras siempre hacemos especial hincapié en que participen todos aquellos que puedan estar involucrados de una forma u otra en el proyecto. Porque así se consigue que todo el mundo se sienta parte del equipo.
Con un mayor nivel de compromiso y de motivación, los implicados colaboran entre sí de una manera mucho más efectiva.
Reduce los errores
Uno de los objetivos prioritarios de las reuniones kick off es que todo el mundo quede bien enterado de cómo es el proyecto en marcha: qué objetivos persigue, qué estrategias se van a desarrollar, cuál es el plazo para alcanzar la meta y qué papel juega cada protagonista.
Si nos aseguramos de que la información fluye de manera clara y precisa, no solo mejoramos la implicación y la motivación, sino que reducimos el margen de error. Porque cada miembro del equipo sabe lo que tiene que hacer y, en caso de duda, tiene la suficiente confianza para realizar una consulta.
Ideas para un kick off
El saque de honor del proyecto puede adoptar diferentes formas. En nuestro caso, procuramos que la actividad se ajuste a la cultura de la empresa y que, a la vez, el evento se salga un poco de lo común y marque significativamente a los participantes.
Hay muchas ideas que se pueden poner en marcha, pero te dejamos algunas de las que nos parecen más interesantes:
- Wine building. Una propuesta muy dinámica en la que los asistentes toman parte en una cata de vinos en la que también hay tiempo para hablar del proyecto en un entorno más distendido. Es algo así como mezclar ocio y trabajo, permitiendo con ello que el pensamiento lateral fluya mejor.
- Sesión de lluvia de ideas. El equipo se reúne en un espacio fuera del lugar de trabajo y, tras un tiempo de charla distendida, se lleva a cabo una lluvia de ideas. El objetivo es hacer la actividad lo más dinámica posible para que los participantes no tengan la sensación de estar trabajando y se animen a exponer sus ideas sin miedo.
- Construcción en equipo. Se les brindan a los participantes las herramientas para construir o hacer algo en equipo: construir con bloques, pintar un mural, etc. Esto estimula la colaboración y la creatividad. Tras esta actividad, todo el mundo está más receptivo a hablar de temas de trabajo.
- Desayuno de trabajo. Es una actividad similar a las anteriores, pero parte desde un acto más formal como un desayuno en un espacio especialmente buscado al efecto. Con todo el mundo compartiendo mesa, es más fácil que vayan fluyendo las ideas.
Pasos para organizar un evento kick off
Nosotras asumimos los proyectos en los que colaboramos desde la perspectiva de que cada evento es único. Sin embargo, hay una serie de pasos que siempre están presentes a la hora de abordar la preparación:
Establecimiento de objetivos
Lo primero que debe quedar claro es cuál es el propósito del evento. Sabiendo qué es lo que busca el cliente, resulta mucho más sencillo ofrecer una propuesta que pueda resultar de su interés.
Además de sus objetivos, también prestamos especial atención a la cultura de su empresa para asegurar que el evento encaje con la misma.
Determinar la audiencia
El siguiente paso es definir a los participantes del evento. Hay que seleccionar adecuadamente a las personas que van a ser invitadas a asistir.
Pero también hay que tener en cuenta si será necesario contar con la participación de algún experto.
Elegir fecha y lugar
Aunque puede parecer lo más sencillo, encontrar una fecha que le cuadre a los organizadores, y un lugar cuyas condiciones se adecúen al evento a realizar, no siempre resulta fácil.
Por eso, lo que nosotras aconsejamos es no dejarlo todo para el último momento. Si se tiene claro que se quiere organizar un evento de este tipo, es mejor empezar a prepararlo lo antes posible.
A partir de aquí hay que hacer otros trámites imprescindibles como diseñar la agenda, preparar los materiales, promocionar o comunicar el evento y gestionar todos los aspectos logísticos. Un evento kick off puede tener muchos beneficios para la empresa, pero es mejor dejar su organización en manos de profesionales. Si necesitas auténticas expertas, contáctanos y estaremos encantadas de ayudarte.
